INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
V tomto dokumentu najdete všechny potřebné informace ohledně Vašich osobních údajů zpracovávaných společností KS design s.r.o., IČO: 071 35 173, se sídlem U Třetí baterie 1955/9, Břevnov, 162 00 Praha 6, zapsané v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 295203 (dále jen „Společnost“), s níž jste uzavřel/a kupní smlouvu či jinou smlouvu (dále také „Zákazník“) dle všeobecných obchodních podmínek Společnosti (dále jen „Smlouva“), případně projevil/a zájem o uzavření Smlouvy odesláním dotazu na internetových stránkách Společnosti.
Pro jakékoli otázky týkající se ochrany soukromí a uplatňování Vašich práv využijte e-mail simona@kyselkova.cz
Za jakým účelem a jaké osobní údaje zpracováváme?
Uzavření Smlouvy a plnění Smlouvy
Společnost zpracovává osobní údaje za účelem uzavření a realizace závazků ze Smlouvy. Ke sjednání a uzavření Smlouvy a k jejímu následnému plnění potřebuje zejména:
-
identifikační údaje Zákazníka (jméno, příjmení, IČO, DIČ, adresa),
-
kontaktní údaje Zákazníka (e-mail, telefon),
-
fakturační údaje Zákazníka,
-
informace o podnikatelské činnosti Zákazníka a povaze objednávek, informace z komunikace se Zákazníkem a informace o plnění Smlouvy.
Bez výše uvedených údajů není možné Smlouvu uzavřít ani plnit. Právním titulem zpracování těchto údajů je uzavření a plnění Smlouvy na Vaši žádost.
Osobní údaje mohou být zpracovávány za účelem jednání o uzavření Smlouvy na základě výše uvedeného právního titulu i prostřednictvím kontaktního formuláře na webu Společnosti.
Plnění povinností plynoucích z právních předpisů
Společnost musí zpracovávat osobní údaje v případech, kdy jí to ukládá právní předpis. Pro tento účel Společnost zpracovává zejména osobní údaje v rozsahu vyžadovaném příslušnými právními předpisy v souvislosti s povinností Společnosti vést účetnictví a při plnění souvisejících daňových povinností, případně pak pro plnění povinností uložených zákonem o archivnictví.
Oprávněné zájmy Společnosti
V odůvodněných případech může Společnost zpracovávat osobní údaje i na základě právního titulu, kterým je ochrana jeho oprávněných zájmů. Společnost však vždy důsledně posuzuje a dbá, aby zájem na zpracování Vašich údajů za tímto účelem nepřiměřeně nezasáhl do Vašeho soukromí.
Identifikace osob jednajících v rámci plnění smlouvy za Zákazníka: Jedná se typicky o členy statutárních orgánů, zaměstnance nebo jiné pověřené osoby, které nejsou smluvní stranou Smlouvy, ale za Zákazníka Smlouvu uzavírají, komunikují se Společností a jinak za kupujícího jednají. Osobní údaje těchto osob potřebujeme, abychom mohli komunikovat a jednat jejich prostřednictvím se Zákazníkem za účelem uzavření Smlouvy se Zákazníkem a jejího dalšího plnění. U těchto osob zpracováváme zpravidla jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo, doručovací adresu, údaj o pracovní pozici či jiném vztahu k Zákazníkovi a údaje z komunikace s nimi.
Obrana a uplatňování právních nároků Společnosti: Společnost dále osobní údaje zpracovává pro účely ochrany oprávněného zájmu, kterým je zajištění možnosti obrany Společnosti v rámci případných právních sporů, řízení před soudem či při kontrolách ze strany státních orgánů nebo jiných orgánů veřejné správy. Tyto údaje zpracováváme, abychom byli schopni v případě potřeby prokázat, že jsme jednali v souladu s našimi smluvními povinnostmi a právními předpisy.
Zasílání obchodních sdělení
V případě Zákazníků, se kterými jsme uzavřeli Smlouvu a v souvislosti s tím jsme získali jejich e-mail a/nebo telefonní číslo, nebo v případě jiných osob, které se aktivně a dobrovolně přihlásily k odběru našich newsletterů (např. na webu Společnosti), zpracováváme osobní údaje těchto osob v rozsahu e-mailu a telefonního čísla za účelem zasílání informací a novinek o našich službách a produktech (obchodních sdělení).
Titulem zpracování osobních údajů pro účely zasílání obchodních sdělení je v případě našich Zákazníků oprávněný zájem Společnosti. Zákazník má možnost kdykoli zdarma odmítnout další zasílání obchodních sdělení, a to postupem uvedeným v každém zaslaném obchodním sdělení, nebo je možno nás kdykoli kontaktovat na kontaktním e-mailu uvedeném výše v tomto dokumentu.
Titulem zpracování osobních údajů pro účely zasílání obchodních sdělení je v případě osob, které se k odběru newsletteru se samy aktivně přihlásily (bez ohledu na to, zda jsou Zákazníky nebo nikoliv), jejich souhlas, který byl udělen právě přihlášením se k odběru obchodních sdělení. V případě, že od nás nechcete tyto zprávy dostávat, máte možnost se kdykoli z jejich odběru zdarma odhlásit. Možnost tak učinit je vždy mj. uvedena v každém takovém zaslaném newsletteru.
Cílení obchodních sdělení (profilování)
Za účelem zasílání obsahově relevantních obchodních sdělení přizpůsobených na míru konkrétnímu Zákazníkovi můžeme provádět profilování Zákazníků na základě údajů, které nám o sobě Zákazník poskytl v rámci plnění Smlouvy a údajů o užívání našich výrobků a služeb.
V případě Zákazníků, jejichž kontaktní informace jsme získali v souvislosti s uzavřením Smlouvy a obchodní sdělení neodmítli, a kterým zasíláme obchodní sdělení na základě našeho oprávněného zájmu (viz výše), můžeme provádět takové zpracování (profilování) také na základě našeho oprávněného zájmu (zasílání co nejvíce relevantních obchodních sdělení odpovídajících preferencím Zákazníka).
V případě Zákazníků a dalších osob, kterým zasíláme obchodní sdělení na základě jejich výslovného souhlasu se zasíláním obchodních sdělení, provádíme toto zpracování (profilování) také na základě souhlasu Zákazníka.
Pokud si nepřejete, abychom Vaše osobní údaje takto za účelem cílení reklamy zpracovávali, můžete kdykoli vznést námitku proti takovému zpracování, a to stejným způsobem, kterým můžete odvolat Váš souhlas se zasíláním obchodních sdělení, viz výše. Pokud tak učiníte, nebudeme dále Vaše osobní údaje k účelům cílení reklamy a obsahu zpracovávat.
Od koho osobní údaje dostáváme a komu je předáváme?
Osobní údaje získáváme od subjektů údajů. Jste povinni nám poskytovat pouze přesné údaje a pokud se Vaše osobní údaje změní, musíte údaje aktualizovat.
Osobní údaje můžeme předávat za podmínek stanovených právními předpisy orgánům veřejné správy, u nichž nám to právní předpis přikazuje, nebo pokud si to daný orgán v rámci svých kompetencí vyžádá.
Jak zpracováváme osobní údaje?
Vaše osobní údaje zpracováváme manuálně v souladu s příslušným účelem, kde je nezbytné či vhodné manuální zpracování. Při správě Vašich dat mohou vystupovat naši zaměstnanci či jiné osoby pro nás pracující, a to mimo jiné za účelem odstraňování chyb, nepřesností apod. Tyto osoby však mohou zpracovávat osobní údaje pouze za podmínek a v rozsahu výše uvedeném a jsou vázány povinností zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů.
Osobní údaje mohou být zpracovávány v elektronické podobě automatizovanými prostředky.
Osobní údaje zpracováváme vždy v souladu s příslušnými právními předpisy a zajišťujeme jim náležitou péči a ochranu. Staráme se, abyste neutrpěli újmu na svých právech, zejména na právu na zachování lidské důstojnosti a na Váš soukromý a osobní život.
Jak dlouho zpracováváme osobní údaje?
Smlouva se Zákazníkem
Osobní údaje zpracovávané pro účely uzavření a plnění Smlouvy zpracováváme po dobu uzavírání a plnění dané Smlouvy (tj. po dobu nezbytnou ke splnění povinností z ní plynoucí).
I poté můžeme osobní údaje zpracovávat pro následující účely:
Plnění právních povinností
Osobní údaje zpracované z titulu našich zákonných povinností zpracováváme ve lhůtách stanovenými těmito zákony.
Osobní údaje, které vyžaduje právní předpis upravující daňové a účetní povinnosti Společnosti (typicky fakturační údaje a informace o poskytovaném plnění), musíme zpracovat pro účely účetnictví a plnění daňových povinností. Doba zpracování je 5 let od konce účetního období, v případě dokladů relevantních pro platby DPH je to 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Relevantní osobní údaje archivujeme v souladu s požadavky zákona o archivnictví po doby tam stanovené.
Oprávněné zájmy
Osobní údaje i po ukončení Smlouvy zpracováváme pro ochranu našich oprávněných zájmů (tj. pro účely obrany před případnými nároky Zákazníků nebo třetích stran, a to i před soudem, pro účely evidence a prokázání souhlasu s obchodními podmínkami a identifikaci osob jednajících se Společností za Zákazníka) po dobu běhu příslušných promlčecích lhůt, které mohou v České republice trvat až po dobu 15 (patnácti) let od vzniku relevantní události. Pokud nedojde k uplatnění relevantního nároku, je tato doba typicky 5 (pět) let od ukončení Smlouvy.
Zasílání obchodních sdělení
Obchodní sdělení, jak je uvedeno výše, zasíláme, dokud se z jejich odběru neodhlásíte. Možnost odvolání souhlasu je uvedena v rámci každého zaslaného sdělení a je zdarma. Odvolat souhlas lze kdykoli i prostřednictvím kontaktního e-mailu uvedeného výše.
Osobní údaje mohou být zpracovány i déle, než je uvedeno výše, v případě, kdy vznikne relevantní důvod pro další zpracování, typicky je zahájeno správní či soudní řízení, pro které jsou osobní údaje relevantní.
Jaká máte práva?
V prvé řadě máte právo nás požádat o přístup k Vašim osobním údajům včetně vyhotovení kopie všech Vašich osobních údajů. Toto můžete realizovat pomocí e-mailu uvedeného v záhlaví tohoto dokumentu.
Odvolání souhlasu se zpracováním: Pokud zpracováváme Vaše osobní údaje na základě Vašeho souhlasu, můžete Váš souhlas s jejich zpracováním kdykoli svobodně a zdarma odvolat, a to prostřednictvím kontaktního e-mailu uvedeného výše, případně jinak, jak je uvedeno jinde v tomto dokumentu. V takovém případě nebudeme již dále Vaše osobní údaje zpracovávané na základě souhlasu zpracovávat.
U osobních údajů, které nejsou zpracovány na základě souhlasu, není možné odvolávat souhlas se zpracováním. Vždy však na základě Vaší žádosti posoudíme, zda je nutné Vaše osobní údaje stále zpracovávat pro některý z výše uvedených účelů.
Vaše další práva:
Vždy Vás budeme informovat o:
- účelu zpracování osobních údajů,
- osobních údajích, případně kategoriích osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, včetně veškerých dostupných informací o jejich zdroji,
- povaze automatizovaného zpracování včetně profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro subjekt údajů,
- příjemci, případně kategoriích příjemců,
- plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby,
- veškerých dostupných informací o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od Vás.
Mezi Vaše další práva patří
- požádat nás o vysvětlení,
- požadovat, abychom odstranili vzniklý stav, zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění, omezení zpracování nebo likvidaci osobních údajů (právo být zapomenut),
- požadovat osobní údaje, které se Vás týkají ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a předat tyto údaje jinému správci, aniž bychom tomu jakkoli bránili,
- podat dotaz, resp. stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů,
- vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají.
Jak Vaše osobní údaje chráníme
Vaše údaje chráníme. K tomu slouží zejména následující prostředky zabezpečení: Antivirové ochrany, firewally, šifrování, autorizační údaje, vytváření záloh, interní předpisy na ochranu osobních údajů a jejich vynucování, prostředky fyzické ochrany a další.